Nylig ble evalueringen av Helseplattformen presentert for styret i Helse Midt-Norge. Rapporten inneholder kraftig kritikk og er gjenkjennbar for alle som har jobbet med journalsystemet. Er det på tide å se seg om etter andre løsninger? For gevinstene er foreløpig vanskelig å få øye på.
I styremøtet til Helse Midt-Norge 21. august la konsulentselskapet Boston Consulting Group (BCG) frem sin rapport om innføringen av Helseplattformen (HP). De hadde fått i oppdrag å finne årsaker til hvorfor innføringen av HP på St. Olavs hospital ble utsatt og hvorfor det var behov for å forlenge feilrettings- og optimaliseringsperioden. Målet er å gjøre innføring av journalløsningen i Helse Nord-Trøndelag HF (HNT) og Helse Møre og Romsdal HF (HMR) bedre.
BCG har gjort en grundig jobb. Ikke bare har de gått gjennom styrepapirer og rapporter, men også intervjuet 90 ansatte, inkludert tillitsvalgte. En svakhet er likevel at klinikere ikke har vært intervjuet. Tross mangel på klinikerperspektiv, kommer rapporten med kraftig kritikk på flere områder. Her beskrives ansvarspulverisering, utydelig ledelse, vedvarende tillitsutfordringer, utilstrekkelig testing, manglende kvalitet og brukervennlighet, samt utfordringer knyttet til kommunikasjon, endringsledelse og opplæring.
Kritikken er gjenkjennbar og noe ansatte og tillitsvalgte har fremført både i media, drøftinger og styrer i lang tid. Interessant er også kommentarene som er vedlagt fra intervjurunden, for eksempel at «man har hatt en ekstremt forskjellig virkelighetsoppfatning» og «mangel på tillit mellom aktørene har vanskeliggjort kommunikasjon i prosjektet».
At virkelighetsoppfatningen er mildt sagt ulik, ble synlig under Arendalsuka. Her arrangerte Helse Midt-Norge en sesjon om Helseplattformen, der lederne roste journalsystemet som løsning. Det kan hende det allerede er mange fordeler med Helseplattformen, men så langt har ikke ansatte sett så mye til gevinstene. Gevinstrealiseringsplanen er heller ikke fulgt for å bekrefte påstanden. Akkurat nå framstår ikke Helseplattformen som et godt verktøy, verken for samhandling med primærhelsetjenesten eller for effektiv drift og trivsel i hverdagen for ansatte.
At pasienter er fornøyd tross alt, skyldes en enorm innsats fra ansatte som bruker tid og krefter på å dobbeltsjekke og føre skyggeregnskap nettopp for å ivareta god pasientbehandling. Det er svært lite tilfredsstillende å arbeide på den måten. Ikke bare tar det tid, men det skaper også utrygghet for om pasientsikkerheten faktisk blir ivaretatt. Siden innføringen har det stadig blitt avdekket alvorlige feil som har satt pasientsikkerheten i fare. Slike problemer utfordrer også ansattes arbeidsmiljø.
I mars i år fikk vi vite at over 16.000 brev ikke var kommet frem til mottaker på grunn av en systemfeil i Helseplattformen. I juli ble det rapportert at 853 prøvesvar fra pasientundersøkelser ikke har kommet fram til legene og har medført forsinkelser i pasientbehandlingen. Det har altså ikke bare vært plunder og heft, men alvorlige feil som også medførte at Helsetilsynet kom på besøk. Helsetilsynet krevde strakstiltak på flere områder, bl.a. manglende kontroll på ventelister, henvisninger og meldinger til eksterne. Per august er Helsetilsynets påpekninger fortsatt ikke løst.
Arbeidsforholdene tærer på og skaper frustrasjon, nå mer resignasjon. Flere har antydet at de ønsker å gå av med pensjon tidligere eller flyttet til annen region. Noen har gjort det allerede. Det er bekymringsfullt, ettersom en av våre store oppgaver fremover er å beholde og rekruttere helsepersonell. Vi hører stadig at vi går tom for folk, før vi går tom for penger. Da hjelper det lite og ha et arbeidsverktøy som gjør ansatte mindre effektive, jobben mer komplisert og øker arbeidsbelastning og helserisiko.
Statusrapporten for juli viser at langtidssykefraværet er økende. I tillegg jobber ansatte mer enn planlagt. Ved St. Olavs hospital har de et overforbruk av brutto månedsverk, der overforbruket blant annet skyldes Helseplattformen. Tross flere ansatte på jobb, er aktiviteten redusert. Det er imidlertid avdekket at flere opphold ikke er blitt registrert, så aktiviteten er nok høyere enn angitt. Problemet er at vi ikke kan stole på tallene, fordi de fortsatt ikke har kontroll på registrering og koding i Helseplattformen, noe som gjør at styringsdata ikke blir korrekte.
For å håndtere alle problemene og samtidig forberede innføringen av Helseplattformen videre i regionen, skal HMN følge opp BCGs forslag til tiltak slik at milepælsplanen kan nås.
Milepælsplanen sier noe om når feilretting og forbedring skal være ferdigstilt for St. Olav. Det er kommet antydninger om risiko for å ikke få ferdigstilt avtalt arbeid innen fristen, spesielt gjelder dette radiologifeltet som har frist 15.9.
Dersom milepælsplanen ikke nås innen fristen, er det nødvendig å gjøre ny vurdering om innføringsplan, ettersom pasientsikkerhet og kvalitet i feilretting og forbedring ikke må gå på bekostning av en stram innføringsplan. Det er i alle fall ikke aktuelt å innføre Helseplattformen videre uten at situasjonen på St. Olavs hospital er bedret og pasientsikkerhet og arbeidsmiljø ivaretatt.
Tiltakene BCG foreslår for å sikre å holde tidsplanen er mange; blant annet adressere tillitsutfordringer, evaluere brukervennlighet, revurdere opplæringsmateriell og organisering av superbrukere, samt etablere et transformasjonskontor. Helse Midt-Norge har allerede planlagt å innføre et transformasjonskontor og formålet er å «sikre helheten langs dimensjonene løsningens kvalitet- kost-tid-ressurser, sikre oversikt og sammenheng i alle aktiviteter, tiltak og prioriteringer og sikre at vedtatte tiltak gjennomføres og at fremdrift holdes».
Et transformasjonskontor løser ikke problemene med Helseplattformen. Det som løser problemene er at Helseplattformen leverer på kvalitet og brukervennlighet. Det store spørsmålet er om det noen gang vil bli bra? Motet blant mange ansatte er dalende, håpet likeså. Å være nasjonal utprøvningsarena er ikke lett, ei heller når ansvarlige politikere synes å være fraværende. Er det på tide å se seg om etter andre løsninger for Helse Møre og Romsdal og Helse Nord-Trøndelag? For gevinstene så langt er vanskelig å få øye på.
Lindy Jarosch-von Schweder
MD, PhD
Konserntillitsvalgt for Akademikerne, Helse Midt- Norge RHF
Leder Sør-Trøndelag legeforening
(artikkelen var først publisert i Dagens Medisin)